Sebastien Beetz | Responsable marketing des partenariats, Partnership Marketing Manager
Titre : Ne gérez pas votre équipe à l’aveuglette : savez-vous ce que vos données révèlent sur votre entreprise?
Si vous dirigez une petite ou moyenne entreprise, les chiffres font déjà partie de votre quotidien. Les paies sont traitées. Les heures sont comptabilisées. Quelqu’un prend un jour de congé, un autre un congé de maladie, et les heures supplémentaires s’accumulent pendant une période chargée. Tout cela se retrouve dans vos systèmes, semaine après semaine. La vraie question est de savoir si vous comprenez réellement ce que ces données veulent dire.
Voilà le problème : nous recueillons souvent beaucoup plus de données sur la main-d’œuvre que ce que nous utilisons réellement. Celles-ci s’accumulent discrètement dans les registres de la paie, les feuilles de présence et les dossiers RH. Puis, une question survient : pourquoi les coûts de la main-d’œuvre ont grimpé le trimestre dernier, ou quelle équipe accumule le plus d’heures supplémentaires, et la réponse se trouve enfouie dans une feuille de calcul que vous n’avez même pas encore créée.
Votre plateforme recueille des données sur votre personnel tous les jours, mais « les données à elles seules ne prennent pas de décisions. Vous prenez des décisions. » Le manque d’informations n’a jamais été le problème. C’est plutôt le temps et les efforts nécessaires pour transformer ces informations en données exploitables.
Vous possédez déjà les données. En tirer des renseignements utiles est la partie la plus difficile.
Pensez à la dernière fois où vous avez dû répondre à une question simple au sujet de votre équipe. Peut-être qu’un membre du conseil d’administration a posé une question sur le taux de roulement. Vous vouliez peut-être savoir si un pic d’heures supplémentaires était un cas isolé ou une tendance. Si vous êtes comme la plupart des dirigeants, vous n’aviez pas la réponse à portée de main : vous avez promis de rassembler ces données, ce qui s’est traduit par une heure ou deux d’exportations, de vérifications croisées et de reformatages avant de pouvoir obtenir un résultat fiable.
C’est exactement dans ce travail manuel que se cache le risque! Plus il est fastidieux de générer un rapport, moins vous aurez tendance à le faire. Et sans un suivi régulier, vous passez à côté des premiers signes d’alerte. Les absences imprévues et les pics d’heures supplémentaires sont souvent les premiers signes d’un problème opérationnel, et il est beaucoup plus facile de les repérer lorsque ces données sont regroupées avec la paie au lieu d’être dans un système distinct. Une légère hausse des heures supplémentaires pourrait indiquer un problème de planification des horaires, un manque d’effectif ou les premiers signes d’une situation d’épuisement professionnel. Vous ne pouvez réagir qu’à ce que vous voyez.
Des rapports à la compréhension
C’est ici que l’analytique moderne de la main-d’œuvre change la donne. Au lieu de rapports statiques qui ne font que vous dire ce qui s’est déjà produit, les meilleurs outils vous permettent d’explorer le « pourquoi » derrière les chiffres : faire ressortir les tendances concernant les effectifs, le taux de roulement, les présences et les heures supplémentaires grâce à des tableaux de bord visuels, le tout sans système distinct ni expertise technique requise.
Quelques fonctionnalités sont plus importantes que les autres :
- Une ventilation des coûts adaptée à votre structure. Plutôt qu’un montant global, des coûts de la main-d’œuvre répartis par service, par poste ou par période peuvent vous aider à voir où va réellement l’argent.
- Comparaisons d’une année sur l’autre. C’est dans les données sur les tendances que résident les véritables informations. Comparer les heures supplémentaires ou le taux de roulement de ce trimestre à la même période l’an dernier permet de transformer un chiffre brut en un portrait révélateur.
- Des rapports que les gens peuvent réellement lire. Des données analytiques qui ne quittent pas le logiciel ne sont pas d’une grande utilité lors d’une réunion de direction. Exporter des visuels clairs vers PowerPoint ou Excel ou en programmer l’envoi direct dans une boîte de réception permet de s’assurer que l’information parvient aux personnes qui prennent les décisions.
Vous n’avez pas besoin d’être un analyste de données pour y arriver : c’est précisément l’objectif. L’intérêt de l’analytique de la main-d’œuvre pour une petite entreprise ne se limite pas à accumuler des tableaux de bord. C’est plutôt d’offrir à un propriétaire ou un gestionnaire occupé un portrait clair et actuel de la situation, sans lui faire perdre deux heures dans des feuilles de calcul.
En résumé
Gérer son capital humain à l’aveuglette est un choix, même si on n’en a pas toujours l’impression. Les données sont là, ce qui manque, c’est un moyen simple et fiable de les visualiser. Alors, avant de prendre votre prochaine grande décision en matière de dotation ou de budget, posez-vous une question toute simple : savez-vous réellement ce que vos chiffres vous disent sur votre équipe, ou faites-vous des devinettes?
Vos employés sont certainement votre plus grande dépense et votre plus grand atout. Ils méritent que vos décisions reposent sur plus qu’une simple intuition.
L’équipe de Payworks se fera un plaisir de vous montrer à quoi ressemble l’intelligence de la main-d’œuvre lorsqu’elle est directement intégrée à vos solutions de traitement de la paie, de ressources humaines, de gestion du temps et de gestion des absences. Pour découvrir ce que vos données peuvent faire pour vous, visitez le site www.payworks.ca.
