Un texte de Iva Nittolo | Directrice régionale aux ventes | Payworks
Vous êtes à la recherche d’une nouvelle solution de traitement de la paie, de RH ou de gestion du temps? Il peut s’avérer difficile de savoir, à moins d’avoir eu la malchance de le découvrir à la dure, quelles fonctionnalités sont essentielles afin de faciliter un travail efficace et performant pour tout le monde.
En nous appuyant sur nos deux décennies d’expérience en Solutions de gestion du personnel auprès d’entreprises canadiennes, des plus petites aux plus grandes et d’un océan à l’autre, nous avons cerné les dix éléments les plus cruciaux à prendre en considération lorsque vous choisissez un fournisseur.
Que vous soyez gestionnaire du recrutement, du traitement de la paie, de l’expérience d’intégration de vos employés, de leurs vacances ou leurs horaires, voici ce que vous devez savoir pour être certain de parer à toutes les éventualités.
Solutions
- Flexibilité : Votre entreprise est en constante évolution et les fonctionnalités de vos systèmes devraient naturellement pouvoir croitre avec vous ! Visez des fournisseurs qui ont la capacité et l’expérience pour travailler auprès d’équipes de toutes tailles dans des structures variées (petites entreprises, grandes sociétés clientes, franchises, organismes à but non lucratif et autres).
- Intégration : En optant pour un fournisseur de solutions dont les produits partagent une seule et même base de données, vous vous épargnerez le temps perdu et les erreurs potentiellement occasionnées par la saisie des mêmes données à plusieurs reprises. Vos systèmes de traitement de la paie et de gestion du temps sont encore plus intéressants s’ils intègrent également d’autres fournisseurs tiers que vous utilisez déjà, tels que les logiciels de comptabilité ou les systèmes de point de vente.
- Configurabilité : Vous savez bien que les tailles uniques ne valent jamais le sur-mesure ! Votre entreprise est unique, au même titre que vos besoins en gestion de la main d’œuvre. Un bon fournisseur fera en sorte que vos solutions soient mises en place de manière à s’adapter le mieux possible à votre flux de travail, et non l’inverse. Cela vous facilitera la vie en vous permettant d’élaborer des rapports analytiques, des modèles d’intégration et plus encore, en toute simplicité.
- Automatisation : La seule chose qui soit plus satisfaisante que de rayer une tâche de votre liste de choses à faire, c’est que quelqu’un d’autre s’en occupe à votre place! Optez pour des solutions qui automatisent le tâches telles que l’envoi de courriels préconçus aux nouveaux employés ou même l’envoi de retenues sur la paie aux agences gouvernementales appropriées en votre nom.
- Indépendance : En offrant à vos employés l’autonomie d’accéder de façon sécuritaire à leurs propres bulletins de paie, aux documents de l’entreprise, à leurs calendriers personnels et d’équipe, et davantage encore, vous ne faites pas que leur donner le sourire ; vous vous épargnez également des aller-retour fastidieux par courriel, des demandes de congé sur papillons adhésifs et l’accumulation de paperasse sur votre bureau !
Service à la clientèle
- Une intégration efficace en toute simplicité : Le passage à un nouveau fournisseur de solutions n’a pas à être une étape stressante. Optez pour quelqu’un qui saura vous détailler les étapes du processus d’intégration, en établissant d’emblée et clairement les exigences, responsabilités et échéances.
- Un représentant du service à la clientèle assigné : Ne sous-estimez pas ce que peut vous apporter un service à la clientèle à l’écoute, informé et auprès de vous dès que vous en avez besoin. Un humain, et non une machine, devrait répondre à vos appels… et de préférence la même personne à chaque fois, car en parlant à un représentant du service à la clientèle qui vous est assigné, vous n’aurez pas à répéter votre histoire et vos renseignements une énième fois !
- Une entreprise détenue et exploitée au Canada : Des fournisseurs de solutions prenant racine dans les communautés d’un océan à l’autre possèdent une compréhension profonde du monde des affaires au Canada. Ils sont au courant des exigences de conformité et des détails législatifs qui s’appliquent à vous et votre région.
Sécurité et gouvernance
- Gestion responsable des fonds : Faites affaire avec une organisation qui souscrit aux meilleures pratiques en matière de gestion des fonds et de conformité, en se soumettant notamment à des audits externes annuels indépendants portant sur ses performances financières, ainsi qu’à un large éventail de contrôles internes.
- Des pratiques de sécurité rigoureuses pour mettre les données sensibles de vos employés à l’abri : Ne confiez pas les données de votre personnel au premier venu! Votre fournisseur de solution devrait s’appuyer sur des systèmes de sécurité physique, de réseau, de serveur, d’application et de données à la pointe de la technologie pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données, mais aussi leur accessibilité aux personnes habilitées lorsqu’elles en ont besoin.
